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Du willst deine Aufgabenlast mit jemandem teilen. Sei es nun ein Freelancer, ein Praktikant oder mit wem auch immer. Du musst ihm die Aufgaben erklären, eventuelle Fragen beantworten und dir alles in allem eine Menge Zeit nehmen.
Wäre es nicht schöner, ein Dokument zu haben, das die Arbeitskraft durchlesen und direkt danach starten kann? Das gibt es: SOPs.
Was sind SOPs?
SOP steht für Standard Operation Procedure und ist nichts anderes als eine Schritt für Schritt Anleitung, oder einer Checklist.
Im IT Umfeld werden sie vor allem in Programmen wie Notion, Google Docs oder ähnlich mit dem Team geteilt. Sodass jeder Zugriff auf dieselbe Anleitung haben.
Woher kommen sie?
Sie finden häufig in der Pharmazie Anwendung, da dort mit Chemikalien hantiert wird, die potentiell die Gesundheit mehrerer Millionen Menschen schädigen könnten.
Aber auch in der Luftfahrt sorgen SOPs, häufig in Form von Checklisten, bei Piloten und Flugbegleitern für eine sichere Reise.
Was bringen sie?
Die wesentlichen Vorteile sind zum einen, wie im Intro schon angerissen, der wesentlich geringere Einarbeitsaufwand für neue Mitarbeiter in einen gleichbleibenden Prozess.
Zum anderen die Lenkbarkeit und Qualitätssicherung durch einen Standardprozess, von dem nicht abgewichen werden sollte.
Und ganz interessant: Die Geschwindigkeit in der Mitarbeiter sich an neue Gegebenheiten anpassen können. Nehmen wir als Beispiel mal das Mahnwesen.
Gibt es neue Änderungen, wie z. B. dass die zweite Mahnung nun immer eine Mahngebühr enthält, so kann man im geteilten Google Docs Dokument genau das einbauen und jeder, der das nächste Mal eine Mahnung schreibt, wird die Änderungen übernehmen.
Wofür kannst du sie als Startup Gründer effektiv nutzen?
Kurz vorweggenommen, vielleicht verwendest du bereits SOPs. Wenn du den Sales Teil in deinem Startup übernimmst, so stehen die Chancen gut, dass du Skripte dafür verwendest.
Ein Skript ist im Grunde genommen, nichts anderes als ein SOP. Es ist eine Anleitung, um den Kunden dazu zubringen, dein Produkt zu kaufen.
Neben diesem Anwendungsgebiet rate ich dir aber auf jeden Fall in der Lohnbuchhaltung, beim Mahnwesen und beim Customer Support SOPs zu verwenden.
Es wird dir eine Menge Zeit ersparen, zumindest war es bei mir mit RoyalZSoftware so.
Aber Alex, wie kommst du auf das Thema?
Ich bin häufig auf Twitter unterwegs und teile dort meine Gedanken, verbinde mich mit tollen Persönlichkeiten und lerne täglich neues.
Die Person, die viel damit macht und mich schlussendlich auf die Idee gebracht hat, dieses Konzept zu teilen ist Stefan Wirth.
Wrap up
Wiederkehrende Aufgaben, sollten unbedingt dokumentiert werden. Es wird der Zeitpunkt kommen, an dem du lästige Aufgaben abgibst.
Hast du bis dahin schon alles dokumentiert, was häufig wiederholt wird, so musst du nur noch den Link mit deinem neuen Teammitglied teilen, damit er die Aufgaben genauso gut erledigen kann wie du. Ist das nicht wunderbar?
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